기록물관리규정

ㆍ제정 2012-01-18

ㆍ개정 2012-02-15

ㆍ타사규개정 2012-07-23

ㆍ개정 2021-03-15

제1장 총 칙

제1조(목적)이 규정은 한국석유공사(이하 “공사”라 한다)의 투명하고 책임있는 경영의 구현과 기록물의 안전한 보존 및 효율적인 활용을 위하여 기록물관리에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의)이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “기록물”이라 함은 공사가 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료를 말한다.

2. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.

3. “기록관”이라 함은 기록물을 보존·관리하고, 활용하기 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력을 갖춘 조직을 말한다.

4. “처리부서”라 함은 기록물의 수발 및 업무처리를 수행하는 부서를 말한다.

5. “기록물생산시스템”이라 함은 전자문서의 생산 및 전자·비전자 기록물 등록을 처리하는 전자문서시스템을 말한다.

6. “기록관리시스템”이라 함은 기록물의 보존, 활용, 이관, 폐기, 열람 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제3조(기록관 및 기록관장)

① 기록관은 기록물관리업무를 총괄하여 담당하는 부서에 설치하고, 당해 부서의 장이 기록관장이 된다.

② 기록관장은 기록물관리 업무를 총괄하며, 기록관 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 공사 기록물관리업무를 전담하는 기록물관리 전문요원(이하 ‘전문요원’이라 한다)을 배치하여야 한다.

제4조(전문요원의 업무)전문요원은 다음 각호의 업무를 수행한다.

1. 기록물관리계획 수립 및 시행

2. 기록물분류기준표 관리

3. 기록관리시스템 운영

4. 기록물 정리ㆍ보관 및 이관에 관한 사항 등

제5조(기록물관리책임자)

① 각 처리부서의 장은 해당부서의 기록물관리 업무를 수행하도록 기록물관리책임자를 지정해야 한다.

② 기록물관리책임자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 기록물 및 기록물철의 등록·관리에 관한 사항

2. 처리부서별 기록물 분류기준표 작성·관리에 관한 사항

3. 단위업무 별 기록물철 작성기준의 수립에 관한 사항

4. 기록물의 정리·보관 및 이관에 관한 사항

5. 그 밖에 처리부서의 기록물관리에 관한 사항

제6조(기록관리시스템 및 장비 구축)

① 기록관리시스템은 공사의 기록물생산시스템과 연동하여 기록물의 생산현황통보,이관목록의 제출, 기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

② 정보화담당부서의 장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.

제7조(보존시설 및 장비의 확보)기록관은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 별표1의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.

제8조(기록물 관리의 원칙)

① 처리부서에서 수행하는 모든 업무의 입안단계부터 종결단계까지의 과정과 결과는 기록물로 생산·등록하여 관리하여야 한다.

② 처리부서에서 업무와 관련하여 생산·접수한 모든 유형의 기록물은 기록물생산시스템에 등록하여 전자적으로 관리하여야 한다.

제2장 기록물의 등록

제9조(기록물의 등록)

① 기록물을 생산 또는 접수한 때에는 처리부서별로 기록물생산시스템에 등록하여 생산등록번호 또는 접수등록번호를 부여하여야 한다.

② 제1항의 규정에 따른 생산등록번호 또는 접수등록번호를 부여하는 시점은 다음 각 호의 어느 하나에 의한다.

1. 결재권자가 결재하거나 보고 받은 문서에 대하여는 결재 또는 보고가 끝난 후 생산등록번호를 부여한다.

2. 사진·필름류의 시청각기록물에 대하여는 촬영물 중 보존대상 기록물로 적합한 작품을 선정한 후 생산등록번호를 부여한다.

3. 비디오·오디오류의 시청각기록물에 대하여는 촬영·녹화 또는 녹음된 기록물을 편집하여 기록물이 완성된 후 생산등록번호를 부여한다.

4. 접수문서에 대하여는 접수와 동시에 접수등록번호를 부여한다.

제10조(비전자 기록물의 등록번호 표기)처리부서의 장은 비전자적으로 생산·접수한 모든 유형의 기록물에 대하여 제9조에 따라 기록물생산시스템에 등록한 후, 생산·접수등록번호를 별표2의 표시방법에 따라 다음 각 호의 위치에 표기하여야 한다. 다만, 동일한 내용의 사진과 필름 등에 대하여는 동일한 생산등록번호를 표기한다.

1. 생산등록번호란이 설치되어 있지 아니한 문서·카드류·도면류 등의 기록물 : 해당 기록물의 좌측 상단 여백

2. 사진 또는 필름류의 기록물 : 사진 뒷면이나, 해당 사진·필름 등을 넣은 봉투 또는 해당 사진·필름 등을 부착한 종이의 좌측 상단 여백

3. 테이프·디스크·디스켓류의 기록물 : 해당 기록물과 그 보존용기

4. 기타 기록물의 재질 또는 규격상 기록물 자체에 생산등록번호를 표기하기 곤란한 기록물 : 해당 기록물을 넣은 봉투 또는 보존용기

제11조(기록물 공개여부 구분표시)

① 기록물을 등록·접수하는 경우에는 건단위로 “공개”, “부분공개”, “비공개” 중 하나를 선택하여 공개여부를 구분하여 표시하여야 한다.

② 제1항 중 부분공개 또는 비공개의 경우에는「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제9조 제1항 각 호의 번호 중 해당번호를 표시하여 함께 관리하여야 한다.

제3장 기록물의 분류 및 편철

제12조(기록물의 분류ㆍ편철)

① 기록물의 분류 및 편철은 등록과 동시에 실시하여야 한다.

② 기록물은 기록물분류기준표에 따라 처리부서별·단위업무별로 분류하여 관리하여야 한다.

③ 제2항의 기록물분류기준표는 별지 제1호서식에 따라 사장이 별도로 정한다.

제13조(기록물철의 작성)

① 기록물은 사안별로 기록물철을 만들어 해당 기록물을 편철하여야 한다.

② 제1항의 규정에 따라 비전자기록물의 기록물철을 신규로 작성한 경우에는 기록물생산시스템에서 별표3의 기록물철 표지를 전산으로 출력하여 당해 기록물철의 표지로 사용한다.

③ 기록물생산시스템의 기록물철 분류번호는 처리부서기관코드, 단위업무코드 및 연도별 기록물철 등록연번으로 구성한다.

제14조(비전자 문서류의 편철)

① 처리부서에서 업무가 진행중에 있거나 또는 업무에 활용 중인 비전자 문서류는 별표4의 규격에 따른 진행문서파일에 발생순서 또는 논리적 순서에 따라 끼워 넣어 관리한다.

② 처리완결된 비전자 문서류는 진행문서파일에서 분리하여 별표5의 보존용 표지를 추가로 씌워 편철용 클립 또는 집게로 고정시킨 후 별표6의 규격에 따른 보존상자에 단위업무별로 넣어 관리한다.

③ 제2항에 따른 보존상자의 측면에는 별표7의 보존상자 표지를 붙여야 한다.

제15조(카드류의 편철)

① 카드류는 처리부서에서 활용기간이 종료될 때까지 편철하지 않은 상태로 카드 보관함에 넣어 관리한다.

② 처리부서에서 비치활용이 끝난 카드류는 별표8의 카드류 보존봉투에 넣어 편철한 후 이를 보존상자에 넣어 관리한다.

제16조(도면류의 편철)

① 도면류는 기록물철 단위로 별표9의 도면류 보존 봉투에 편 상태로 넣어 관리한다.

② 편철된 도면류의 보존봉투는 도면 보관함에 편 상태로 눕혀서 관리한다.

제17조(사진ㆍ필름류의 편철)사진·필름류는 기록물철단위로 그 사진·필름의 규격에 적합한 별표10의 사진·필름류 보존봉투에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리한다.

제18조(특수규격 기록물의 편철)카드, 도면, 도서, 대장, 시청각물 등 특수규격의 기록물은 제14조, 제15조, 제16조의 규정에 불구하고 따로 편철할 수 있으며, 이 경우 기록물 철 단위로 해당 기록물의 규격에 적합한 보존봉투에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리한다.

제4장 기록물의 보관 및 보존

제19조(기록물의 보관)처리부서는 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 내에 기록물을 해당부서에서 보관할 수 있다. 다만, 수시로 열람할 필요가 있는 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년까지 처리부서에서 보관할 수 있다.

제20조(기록물의 보존기간)기록물의 보존기간은 영구·준영구·30년·10년·5년·3년·1년으로 구분하며, 보존기간별 분류기준은 별표11과 같다. <개정 2021.03.15.>

제21조(보존기간의 기산일)기록물의 보존기간은 처리 완결일의 다음 연도 1월1일부터 기산한다.

제22조(기록물의 정리)

① 처리부서는 매년 5월 31일까지 전년도에 완결된 기록물을 정리하여야 하며, 기록물의 정리는 다음 각 호의 사항을 포함하여 실시한다.

1. 기록물생산시스템에 등록되지 않은 기록물이 있는지 여부를 확인하여 누락기록물을 추가로 등록한다.

2. 등록정보와 실제 기록물 상태가 일치되는지 여부를 확인하여 미비사항을 보완한다.

3. 접근권한, 공개여부, 비밀여부를 확인하여 해당 항목의 변경이 필요한 경우에는 등록정보를 수정한다.

4. 생산등록번호 또는 접수등록번호가 표시되지 않은 기록물이 있는지 여부를 확인하여 누락된 기록물의 생산등록번호 또는 접수등록번호를 표기한다.

5. 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물의 경우 등록정보상의 쪽수와 실제기록물의 쪽수가 일치되는지 여부를 확인한 후 기록물철 단위의 쪽 표시를 최종적으로 확정·표기한다.

6. 기록물철을 생산연도별·보존기간별로 구분하여 보존상자에 담는다. 이 경우 생산연도는 그 기록물철의 종료연도를 기준으로 한다.

7. 비치활용이 종료된 카드류를 보존봉투에 담아 이관할 수 있도록 편철·정리한다.

② 기록관장은 각 처리부서의 기록물 생산현황을 취합하여 매년 8월 31일까지 국가기록원장에게 통보한다.

제23조(기록물의 이관)

① 처리부서는 생산·완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 내에 기록관으로 이관하여야 하며, 업무참고 등의 필요가 있는 기록물은 사전에 별지 제2호서식에 따라 이관연기 신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.

② 제1항에 따라 이관 연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 내에서 처리부서에서 활용할 수 있으며, 업무참고·활용의 목적이 달성된 경우에는 별지 제3호서식의 기록물 이관목록을 작성하여 해당 기록물을 기록관으로 이관하여야 한다.

제24조(열람 및 대출)

① 기록관에서 보관 중인 기록물은 공사 임직원(계약직원을 포함한다)에게 7일의 범위 이내에서 대출할 수 있다.

② 기록관리시스템에서 보존·관리되는 기록물에는 사무관리규정 제16조제4항의 열람등급을 적용하지 않으며, 비공개 또는 부분공개로 설정된 기록물을 열람하고자 하는 자는 기록관장의 승인을 얻어야 한다.

제25조(기록물의 평가 및 폐기)

① 기록물의 평가 및 폐기는 기록관에서 수행한다.

② 처리부서에서 보관 중인 기록물을 폐기하고자 하는 경우에는 폐기 대상목록을 작성하여 기록관에 폐기심의를 요청하여야 한다.

③ 전문요원은 보존기간이 경과한 기록물의 목록에 대해 기록물평가심의서(별지 제4호서식)를 작성하여 처리부서의 의견을 수렴하고, 해당 기록물에 대한 심사 후, 제26조의 규정에 따른 기록물 평가심의회에 부의하여야 한다.

④ 전문요원은 제3항의 절차에 따라 결정된 사항을 처리부서로 통보하여야 한다.

제5장 기록물 평가심의회

제26조(심의회의 구성)

① 기록관은 공사 기록물의 보존·관리 및 폐기를 심의·의결하기 위하여 기록물 평가심의회(이하 ‘심의회’라 한다)를 구성·운영한다. <개정 2012.7.23>

② 심의회는 위원장 1인을 포함하여 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 2인의 민간위원과 위원장이 지명하는 2인의 내부위원으로 구성한다.

③ 위원장은 기록관장으로 한다.

④ 민간위원의 임기는 2년으로 하되, 1회에 한하여 연임할 수 있다.

⑤ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1인과 서기 1인을 둔다. 이 경우, 간사는 기록관의 주무팀장으로 하며, 서기는 전문요원이 담당한다.

⑥ 민간위원에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당, 여비 기타 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제27조(민간위원의 자격)제26조 제2항에 따른 민간위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자로서 심의회의 위원장이 위촉한다.

1. 기록관리학, 행정학, 법학 등 기록물관리 관련분야 학과의 전임강사 이상의 교원

2. 기록물관리와 관련된 학회의 추천을 받은 자

3. 민간 기록관에서 5년 이상 기록물관리 업무를 담당한 자

4. 공사 퇴직자 중 기록물관리와 관련하여 2년 이상 업무경험이 있는 자

제28조(심의사항)심의회는 다음 각 호의 사항을 심의하여 평가대상기록물의 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 의결한다.

1. 평가대상기록물에 대한 심사결과의 적정성 여부

2. 단위업무 및 기록물에 대한 보존기간의 조정에 관한 사항

3. 기타 보존 기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항

제29조(심의회 운영)

① 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.

② 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

③ 위원은 기록물평가심의서를 작성하고, 심의 종료 후 심의회 의결서(별지 제5호서식)에 서명·날인한다.

④ 전문요원은 회의에 배석하여 회의록을 작성하여야 하며, 회의 종료후에는 기록물평가심의서, 기록물평가심의 의결서, 회의록 및 관련 서류를 첨부하여 위원장의 서명을 받은 후 보존하여야 한다.

⑤ 제1항 및 제2항에도 불구하고 위원장이 필요하다고 인정할 때에는 서면으로 심의, 의결할 수 있다.

제30조(위원의 의무)위원으로 위촉된 자는 심의과정에서 인지한 내용을 외부에 누설하지 않도록 하여야 하며, 심의 전에 기록물평가심의 서약서(별지 제6호서식)를 제출하여야 한다.

제6장 보안관리 및 점검

제31조(보안관리)

① 기록관장은 기록물 보존서고를 제한구역으로 지정하고 보안업무처리규정에 따라 보안관리를 철저히 하여야 한다. <개정 2021.03.15.>

② 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 필요에 의하여 출입하고자 하는 자 는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제32조(재난 대비)기록관장은 화재 또는 천재지변 등의 재난에 대비한 계획을 수립하여 운영하여야 한다.

제33조(기록물 관리실태 점검 및 교육)

① 기록관장은 처리부서의 기록물 관리실태 점검과 지도를 실시할 수 있다.

② 기록관장은 기록물 관리업무의 수행을 위하여 처리부서의 기록물관리책임자를 소집하 여 교육을 실시할 수 있다.

부 칙

이 규정은 2012년 1월 18일부터 시행한다.

부 칙

<2012.7.23 회의체운영규정>

제1조(시행일)

이 규정은 2012년 7월 23일부터 시행한다.

제2조(다른사규의 개정)

생략

부 칙

이 규정은 2021년 3월 15일부터 시행한다.

[별표 1]

기록물 보존시설·장비 및 환경 기준
구 분			종이기록물	전자기록물
1. 보존서고	서고 면적	고정식	1만권당 99m2	1십만장당 80m2
		이동식	고정식 면적의 40～60 퍼센트 내외
2. 작업실	업무 작업실 면적		근무인원 1명당 7m2 (장비공간 별도)
	열람실 면적		근무인원 및 열람좌석 1명당 7m2, (열람좌석은 개가식, 폐가식으로 구분하고 특수매체 열람공간 별도)
3. 장 비	공기조화설비		항온·항습 설비(보존기간 30년 이상 기록물)
	온습도계		항온·항습 설비 설치 서고당 1대
	소화설비		가스식 휴대형 소화기
	보안장비		이중 잠금장치 설치
4. 보존환경 유지기준	온도(℃)		18～22℃	18～22℃
	습도(%)		40～55% (변화율은 10% 이내)	35～45% (변화율은 10% 이내)
	조 명		보존서고 100～300룩스, 전시관 50～200룩스 (원본전시 기준)
5. 전산장비	주전산기		설 치
	저장장치		설 치
	입력장비		설 치
	통신장비		설 치
	열람장비		설 치
6. 마이크로 필름장비	판독복사기		설 치
＊비고 : 1. 전산장비의 기준은 그 기관 또는 다른 기관과 공동 활용이 가능한 전산장비가 있는 경우에는 조정이 가능하다. 2. 마이크로필름 장비는 업무처리량, 보존기록물 종류 등을 고려하여 민간용역으로 처리시 이를 설치하지 아니할 수 있다.

[별표 2]

등록번호 표시방법

1. 생산등록번호

가. 문서․카드류․도면류 등                   나.  사진□필름․테이프□디스켓 등

보통규격 이상의 기록물                         소형규격의 기록물

등록번호		↑ 2.5㎝ ↓
등록일자
처리부서
←------ 5㎝ -----→

등록	(등록번호)	↑ 1.5㎝ ↓
	(등록일자)
←----- 3.5㎝-----→

2. 접수등록번호

가. 문서․카드류․도면류 등                   나.  사진□필름․테이프□디스켓 등

보통규격 이상의 기록물                         소형규격의 기록물

접수번호		↑ 2.5㎝ ↓
접수일시
처리부서
←------ 5㎝------→

접수	(접수번호)	↑ 1.5㎝ ↓
	(접수일자)
←------ 3.5㎝----→

[별표3]

기록물철 표지

	↑ 9㎝ ↓
←- 5㎝ -→	처리부서기관코드 - 단위업무번호 - 연도별일련번호 기록물철 제목 시작년도～끝년도 처리부서
	11㎝×5㎝

210㎜×297㎜(보존용지 1,2종 70g/㎡)

비고 : A4 외 규격의 기록물철 표지는 동일비율로 축소 또는 확대한 규격을 만들어

사용할 수 있음

[별표 4]

진행문서파일
1호 파일(판지파일)	(단위 : cm)
2호 파일(플라스틱파일)	(단위 : cm)
파일 안쪽면	(단위 : cm)
비고 : A4 외의 규격의 진행문서파일은 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을 만들어 사용할 수 있음

[별표5]

보존용 표지

210m×297m(중성지-무늬지 200g/㎡)

비  고 : A4 외의 규격의 진행문서파일은 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을

만들어 사용할 수 있음.

[별표6]

보존상자의 규격

사시도

(중성판지 800g/m2이상, 두께 1㎜ 이상)

비  고 : A4 외의 규격의 진행문서파일은 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을

만들어 사용할 수 있음.

[별표7]

보존상자 표지

↑ 7.5㎝ ↓	상자번호		↕ 1.5㎝
	생산연도		↕ 1.5㎝
	생산부서		↕ 1.5㎝
	업무명		↑ 3.0㎝ ↓
	←3㎝→	←6㎝→

[별표8]

카드류 보존봉투

비  고 : A4 외 규격의 진행문서파일은 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을

만들어 사용할 수 있음.

[별표 9]

도면류 보존봉투

[참조] ① 무명실이 부착된 고정고리

.   ② 중성용지 200g/m2의 덮개

.  ③ 이동용 종이 손잡이

비고 : A4 외의 규격의 보존봉투는 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을 만들어 사용할 수 있음

[별표10]

사진․필름류 보존봉투

분류번호표시     ③

①             [앞면]                         [뒷면]

②                                  (중성지 150g/㎡)

사진․필름크기별 봉투 규격              [ 단위 : cm ]

사진․필름 종류	세로①	가로②	덮개③
5″× 7″ 이하 사진 원판, 35mm, 120mm 필름	15	21	13
8″× 10″ 이하 사진	27	22	4
8″× 10″ 이상 사진	동일재질로 크기에 맞추어 제작함

[별표 11] <개정 2021.03.15.>

기록물의 보존기간별 분류기준

보존기간	대상 기록물
영구	1. 사규 제정 또는 개정이나 이에 상당하는 주요 결정 또는 변경 및 중요기록물 2. 이사회 회의록 및 이에 준하는 주요 회의록 3. 이사회의 심의를 거치는 사항에 관한 기록물 4. 공사의 연혁과 변천사를 규명하는데 유용한 중요 기록물 5. 연도별 업무계획과 이에 대한 추진과정, 결과 및 심사분석관련 기록물 6. 주요 사건 또는 사고관련 기록물 7. 토지 등과 같이 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리․확인․증빙에 필요한 중요 기록물 8. 직원채용 기본계획, 단계별 합격자 결정 및 인사위원회 부의·의결 관련 기록물 <개정 2021.3.15.> 9. 기록물담당부서의 장이 정하는 사항에 관한 기록물 <개정 2021.3.15.>
준영구	1. 비치기록물로서 30년 이상 장기보존이 필요하거나, 일정기간이 경과하면 관리대상 자체가 사망․폐지 기타 사유로 소멸되기 때문에 영구보존의 필요성이 없는 기록물 2. <삭제 2021.03.15.> 3. 기타 역사자료로서의 가치는 낮으나 30년 이상 장기보존이 필요하다고 인정되는 기록물
30년	1. 사장의 결재를 받아 시행하는 영구 보존대상 외의 주요 사업에 관한 기록물로서 역사자료로서의 가치는 낮은 기록물 2. 관계법령에 의하여 10년 이상 30년 미만의 기간동안 민․형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가 지속되거나 증빙자료로서의 가치가 계속되는 사항에 관한 기록물 3. 사장이 정하는 사항에 관한 기록물 4. 기타 10년 이상 30년 미만의 기간동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물
10년	1. 30년 이상 보존대상 기록물 외의 주요업무에 관한 기록물로서 역사자료로서의 가치는 낮으나 5년 이상의 기간 동안 업무에 참고할 필요가 있는 기록물 2. 관계법령에 의하여 5년 이상 10년 미만의 기간동안 민․형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가 지속되거나 증빙자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 3. 기타 5년 이상 10년 미만의 기간동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물
5년	1. 처리부서 수준의 주요업무에 관한 기록물로서 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 업무에 참고할 필요가 있는 기록물 2. 10년 이상 보존대상에 해당하는 주요 사업관련 기록물 외의 일반사항에 관한 예산․회계관련 기록물 3. 관계법령에 의하여 3년 이상 5년 미만의 기간동안 민․형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가 지속되거나 증빙자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 4. <삭제 2021.03.15.> 5. 기타 3년 이상 5년 미만의 기간동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물
3년	1. 주요업무 외의 일상 업무에 관한 기록물로서 1년 이상 3년 미만의 기간동안 업무에 참고할 가치가 있는 기록물 2. 기타 1년 이상 3년 미만의 기간동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물
1년	1. 주요 업무 외의 일상업무에 관한 기록물로서 증빙자료․ 참고자료 또는 역사자료로서의 가치가 거의 없는 기록물 2. 기타 1년 이상 보존할 필요가 없다고 인정되는 기록물

[별지 제1호서식]

기록물분류기준표

처리부서 코드	기능분류번호				보존분류기준					검색어 지정기준
	대 기능	중 기능	소 기능	단위 업무	보존 기간	보존 방법	보존 장소	비치기록물여 부	비치기록물이관시기	특 수 목록위치	제1특수 목 록	제2특수 목 록	제3특수 목 록
	①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨

	〈 작성요령 〉
① 대기능 : 본부 단위에서 수행하는 기능 ② 중기능 : 처․실 단위에서 수행하는 기능 ③ 소기능 : 팀 단위에서 수행하는 단위업무군 ④ 단위업무 : ․1인 또는 소수의 인원으로 구성된 팀에게 분장되는 수준의 업무 또는 사업으로서 직제개정 등으로 업무변경시에도 2개 이상으로 분리하기 어려운 수준까지 세분화된 업무 또는 사업단위 ․인․허가 처리, 징계 처리 등과 같이 동일한 업무가 계속 반복․처리되는 경우의 동종업무 ․카드․대장․일지․장부 등 비치기록물의 종류별 단위에 해당하는 업무 ․도면․사진 등의 대상이 되는 행사․시설․주제․사업단위의 업무 ⑤ 보존기간 : 영구․준영구․30년․10년․5년․3년․1년 중에서 하나를 선택하여 기입 ⑥ 보존방법 : 원본, 매체, 병행보존 중에서 선택하여 기입 ⑦ 보존장소 : 기록관, 처리부서 명칭 중에서 선택하여 기입 ⑧ 비치여부 : 비치, 아님 중에서 선택하여 기입 ⑨ 비치이관시기 : 비치인 경우, 비치문서 이관시기를 명확하게 제시 예) 인사기록카드의 경우, “퇴직후 1년” 등

* 사선부분을 처리부서에서 작성하여 기록관에 제출

[별지 제2호 서식]

기록물이관 연기신청서

1. 기록물철의 이관을 연기하는 경우

(처리부서기관코드 :          )

일 련 번 호	분류번호	제 목		생산연도	이관희망 연 도	연기사유

2. 개별관리기록물의 이관을 연기하는 경우

(처리부서기관코드 :          )

일 련 번 호	등록번호	제 목		생산연도	이관희망 연 도	연기사유

[별지 제3호 서식]

이 관 목 록

1. 기록물철단위로 이관하는 기록물

처리부서기관코드 :                                인계자 직급 및 성명 :

이   관   연   도 :                                인수자 직급 및 성명 :

기록물철 분류번호	기록물철 제 목	수 량		기록물형태	비 고
		건 수	쪽 수

* 종이기록물의 경우에만 기재

2. 개별관리기록물(건)단위로 이관하는 기록물

처리부서기관코드 :                                인계자 직급 및 성명 :

이   관   연   도 :                                인수자 직급 및 성명 :

등록 번호	제 목	기록물 형 태	쪽수	기록물철 분류번호	공개구분	공개제한 쪽표시	비 고

* 종이기록물의 경우에만 기재

[별표 제4호 서식]

기록물평가심의서

기록물철 분류번호		현재부서	생산부서		생산연도	기록물철 제목	보존기간	보존기간 만료일	처리부서		기록물관리 전문요원		심의회 의견
									처리의견	사유	평가의견	사유
➀		➁	➂		➃	➄	➅	➆	➇	➈	➉	⑪	⑫
	<기입요령>
평가심의서를 작성할 경우 다음과 같이 작성한다. ➀ 순차적으로 기입한다. ➁ 현재 기록물평가심의서를 작성하는 부서명을 작성 ➂ 생산부서 : 해당 기록물을 생산한 부서명을 작성 ➃ 생산연도 : 기록물 생산연도를 기입한다. 만약 해를 넘어가는 경우에는 시작연도와 종결연도를 모두 기입한다. (예 : 2006~2007) ➄ 기록물철 제목 : 기록물철에 기입되어 있는 철명과 동일하게 기입해야 한다. ➅ 보존기간 : 기록물의 보존기간을 기입한다. ➆ 보존기간 만료일 : 기록물의 보존기간 만료일을 기입한다. ➇ 처리의견 : 폐기/보존기간 재책정/보류 등 담당자의 의견을 기입한다. ➈ 사유 : 담당자가 의견을 제시한 사유를 기입한다. ➉ 평가의견 : 각 팀으로부터 평가대상 기록물 심사결과서를 받은 후, 적정성 여부를 심사하여 그 결과를 기입한다. ⑪ 사유 : 전문요원의 검토 의견에 대한 사유를 기입한다. ⑫ 심의회 의견 : 심의회 최종 의견을 기입한다.

[별지 제5호서식]

기록물평가심의 의결서

일시/장소	○일시 : ○장소 :			작성자 (간사)		(서명 또는 인)
회의 순서
심의 안건
심의 결과	보존기간 재책정		폐 기				보 류
특기 사항
참 석 자	구 분	직 위			성 명			서 명
	위 원 장
	위 원
	위 원
	위 원
	위 원

[별지 제6호서식]

서 면 의 결 서

◎ 안  건 :

다음과 같이 의결한다.

위 원 성 명	의 결
	보존기간 재책정,	폐 기	보 류

※ 해당 란에 서명

◎ 안건에 대한 기타 의견

구 분	의 견
○	○

년     월     일

위 원             (서명 또는 날인)

기록물 평가심의회 위원장 귀하

[별지 제7호서식]

기록물평가심의 서약서

본인은 한국석유공사 기록물평가심의회의 위원으로서 객관적이고 공정하게 기록물 평가를 수행하기 위해 다음 사항을 준수할 것을 서약한다.

1. 본인은 한국석유공사 기록물평가심의에 있어 관련법규를 준수하며,

공정하고 객관적으로 평가하고 심의할 것을 서약한다.

2. 본인은 기록물평가심의 과정에서 취득한 정보와 관련 자료를

누설 또는 유출하지 않으며, 이에 관여한 경우에는 관련 법규에

따라 처벌받을 것을 서약한다.

년      월      일

서 약 자

소  속 :

직  위 :

성  명 :               (서명 또는 인)

한국석유공사 사장 귀하