전자문서시스템 관리기준

개정 2010. 1. 1

개정 2012. 3. 7

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제 1 장  총    칙

제1조(목적) 이 기준은 전자문서시스템(전자결재, 게시판, 메일) 관리 및 운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다. <개정 2012. 3. 7>

제2조(적용범위) 이 기준은 한국석유공사(이하 “공사”라 한다) 본사와 예하 비축지사, 건설사무소, 기타 사무소 및 해외지사(이하 “지사”라 한다)에 대하여 적용한다. <개정 2012. 3. 7>

제3조(용어의 정의) 이 기준에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. <개정 2012. 3. 7>

1. “전자문서시스템”이라 함은 문서의 기안․검토․협조․결재․등록․시행․분류․편철․보관․보존․이관․접수․배부․공람․검색․활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.

2. “조직도 관리”라 함은 전자문서시스템을 이용하는 조직 및 사용자 체계를 전자적으로 관리하는 기능을 말한다.

3. “사원번호”라 함은 전자문서시스템에 접속하기 위하여 직원 개개인에게 부여된 고유번호를 말한다.

4. “전자결재”라 함은 전자문서를 전자서명에 의해 결재하는 것을 말한다.

5. “전자문서유통”이라 함은 각종 공문서에 대한 등록․발송․접수 등을 전자적으로 처리하는 과정을 말한다.

6. “전자우편”이라 함은 부서 및 개인간의 업무협조 및 자료교환 등을 목적으로 전자문서시스템내에 설치된 시스템을 말한다.

7. “전자게시판”이라 함은 각종 지식정보 및 공지사항 등을 게시함으로써 공사 조직내에서 신속하고 정확한 의사전달 및 의견수렴 등을 목적으로 전자문서시스템내에 설치된 시스템을 말한다.

8. “게시판”이라 함은 텍스트, 화상, 도형, 도표, 음성 등으로 작성된 각종 게시물을 게시하는 전자게시판 내의 각 항목별 게시판을 말한다.

9. “게시판 관리부서”라 함은 각 게시판을 관리하는 부서를 말한다.

10. “게시판 관리자”라 함은 각 게시판 관리부서의 장이 지정한 관리자를 말한다.

제2장 전자문서시스템 관리

제4조(관리체계) ① 전자문서시스템 담당부서(이하 “시스템 관리부서”라 한다)의 장은 동 시스템의 운영과 관리에 관한 업무를 총괄한다.

② 시스템 관리부서의 담당 팀장을 동 시스템의 효율적인 운영 및 관리를 담당하는 시스템 관리책임자로 한다.

③ 관리책임자는 시스템의 효율적인 운영관리 및 일반사용자 지원을 위한 시스템 실무책임자를 지정하여 운영한다.

④ 각 부서별로 시스템의 효율적인 운영업무를 수행하기 위해 문서수발 업무를 담당할 직원(이하 “서무”라 한다)을 지정하여 운영한다.

제5조(시스템 관리책임자의 임무) 시스템 관리책임자는 다음 각호의 업무를 수행한다.

1. 전자문서시스템 관리 및 운영 기본계획 수립

2. 전자문서시스템의 운영실태 파악 및 개선

3. 전자문서시스템의 유지보수 및 관련 교육

4. 전자문서시스템 프로그램 및 자료의 백업과 보안대책 수립

5. 기타 전자문서시스템 운영 및 관리 관련 부대사항

제6조(조직도 관리) ① 시스템 관리책임자는 전자문서시스템의 원활한 운영 및 관리를 위하여 조직도 및 사용자 정보를 총괄 관리한다.

② 사용자의 인사변동 및 조직의 변경이 발생한 경우 시스템 실무책임자는 즉시 조직도를 수정․보완 하여야 한다.

③ 인사발령시 발령자는 전(前) 부서에 미결재 문서가 발생하지 않도록 주의를 기울여야 하고 부임일 전에 이를 완결하여야 한다.

제3장 사용자 및 비밀번호 운영관리

제7조(사용자 ID부여) 각 개인의 사용자 ID 부여는 사원번호로 한다. 단, 사원번호가 없는 사용자의 경우 시스템 관리책임자가 임의로 지정하여 부여할 수 있다.

제8조(비밀번호 관리) ① 전자문서시스템에 대한 이용권한이 없는 자의 접근을 방지하기 위하여 반드시 사용자별로 비밀번호를 사용하도록 하여 관리한다.

② 비밀번호 부여 방법은 정보통신보안기본기준 제28조의 규정을 따른다. <개정 2012. 3. 7>

③ 사용자 비밀번호는 별도의 대장으로 기록하지 않고 본인이 직접 관리하며, 관리 소홀에 따라 발생하는 모든 문제에 대한 책임은 사용자 본인이 진다.

④ 사용자가 비밀번호를 분실하였을 경우 본인이 직접 시스템 관리책임자에게 비밀번호 초기화를 요청하고, 시스템 관리책임자는 본인임을 확인한 후 비밀번호를 초기화하여야 한다.

⑤ 시스템 관리책임자는 시스템에 등록된 비밀번호를 어떠한 경우에도 타인이 알지 못하도록 암호화하여 보관하여야 한다.

제9조(외부사용자의 등록관리) 공사에서 필요로 하는 업무의 지원을 위하여 외부직원(파견직, 아르바이트생 등)을 1개월 이상 공사내 근무토록 할 경우 해당 부서장은 보안서약 등 필요한 보안조치를 강구한 후 문서로 시스템 관리책임자에게 조직도 등록을 요구하여야 한다.

제4장 전자결재 운영

제10조(전자결재 범위) 모든 문서는 전자결재를 원칙으로 한다. 다만, 비밀문서, 대외비문서 등 전자문서로 처리하기에 부적당하다고 인정되는 경우는 예외로 한다. 본 예외문서의 기준은 시스템 관리부서에서 별도로 정한 기준에 따른다.

제11조(보안필요 문서의 처리) ① 일반문서인 경우에도 업무상 공개가 곤란한 문서는 생산 및 접수시 전자결재의 보안기능을 사용하여 처리 할 수 있다.

② 보안기능을 사용하지 않아 발생하는 문제는 관련 사용자의 책임으로 한다.

제12조(전자문서 유통의 제한) 문서의 내부적 유통에 있어서 전자문서는 그 내용을 종이로 출력하여 유통하지 않는 것을 원칙으로 한다. 다만, 내부평가위원회 등 조직도에 존재하지 않은 수신처로 유통하는 등 불가피하다고 인정될 경우에는 예외로 할 수 있다.

제13조(전자결재 처리방법) ① 영수증과 같은 이미지 스캐닝한 문서는 증빙서로서의 효력이 없으므로 원본은 별도 보관하여야 한다.

② 전자문서시스템을 이용하여 처리한 전자결재문서는 종이로 출력보관하지 않는 것을 원칙으로 한다.

③ 첨부물이 많은 경우에는 공문서만 전자문서시스템을 이용하여 처리하고 첨부물은 인편으로 발송하여도 무방하다.

제5장 전자우편․전자게시판 운영

제14조(우편 및 게시물의 크기제한) ① 시스템 관리책임자는 전자문서시스템의 가동자원을 고려하여 우편과 게시물 및 그 첨부물의 크기를 제한할 수 있다.

② 이 경우 시스템 관리책임자는 일반사용자에게 제한크기를 공지하여야 한다.

제15조(스팸메일의 제한) 일반사용자는 불특정 다수를 대상으로 하는 다량의 전자우편 발송을 하여서는 아니된다.

제16조(전자우편의 보존기간) ① 시스템 관리책임자는 전자문서시스템의 원활한 운영을 위하여 전자우편을 30일간 보관후 자동삭제되도록 조치한다.

② 전자우편 사용자는 시스템 관리책임자가 개인에게 할당한 사용용량내에서 전자우편을 관리하고 중요한 우편인 경우 개인 PC에 저장하여야 하며 이의 관리소홀로 인한 전자우편의 미도착 등 오류에 대하여는 사용자의 책임으로 한다.

제17조(전자게시판의 운영) ① 전자게시판에는 공사의 모든 임직원들이 의견이나 정보 등을 자유롭게 게시, 열람, 삭제 등을 할 수 있다. 단, 타인이 게시한 게시물의 삭제는 게시판 관리자에 한한다.

② 게시자는 게시물 게시시 적절한 게시기간을 설정하여 게시하여야 한다.

③ 사무관리규정시행규칙 제23조제5항에 의거 게시판에 게시된 공지사항 등의 시행문은 별도의 통보가 없더라도 문서의 효력을 갖는다.

제18조(게시판의 개설 및 폐지) ① 새로운 게시판을 개설하고자 하는 부서장은 목적, 주요 게시내용, 및 효과 등을 기재한 게시판 개설신청서(별지 제1호서식)를 작성하여 시스템 관리부서장에게 제출하여야 한다.

② 기 운용중인 항목을 폐지하고자 하는 부서장은 그 사유를 명기한 게시판 폐지신청서(별지 제2호서식)를 작성하여 시스템 관리부서장에게 제출하여야 한다.

③ 개설신청서 및 폐지신청서를 접수한 시스템 관리부서장은 7일 이내에 개설 또는 폐지하여야 한다.

제19조(게시물의 관리) ① 시스템 관리책임자는 게시판의 부적절한 게시물에 대하여 직접 수정(이하 삭제를 포함한다)할 수 있으며 또한 게시판 관리자에게 필요한 조치를 요구할 수 있다.

② 부적절한 게시물에 대한 판단이 모호할 경우 시스템 관리책임자는 관련부서의 의견을 들어 결정할 수 있다.

③ 게시판 관리자는 시스템 관리책임자의 요구가 있을 경우 또는 소관 게시판내 게시물의 수정이 필요한 경우에는 즉시 해당 게시판에 필요한 조치를 취하여야 한다.

④ 각 게시판 관리자는 게시물의 내용을 상시 확인하여야 하며 다음 각호에 해당하는 게시물에 대하여 삭제 등 적절한 조치를 취할 수 있다.

1. 욕설 및 특정인에 대한 비방 등 인권침해 소지가 분명한 경우

2. 음란한 표현 등 반사회적인 내용

3. 악의적인 허위사실 유포가 분명한 경우

4. 상업적 목적이 분명한 경우

5. 공사의 경영환경, 위상 등에 손상을 줄 수 있는 내용

6. 동일한 내용의 반복 게시

7. 기타 게시판의 정상적인 운영을 현저하게 저해하는 내용

⑤ 게시물을 삭제할 경우 삭제자료의 간략정보(게시일시, 삭제일시 등)와 사본 및 삭제사유를 별도로 관리하여야 하며, 이를 게시자에게 문서나 유선 등의 방법으로 통보하여야 한다.

제6장 자료의 관리

제20조(자료백업) ① 시스템 관리부서의 장은 전자문서시스템의 자료관리를 위한 시스템 백업담당자를 지정하여 운영한다.

② 시스템 백업담당자는 전자문서시스템 내부의 모든 자료(프로그램 포함)를 정기적으로 복사하여 안전한 장소에 보관하여야 한다.

제21조(백업자료 분산보관) 시스템 백업담당자는 화재, 천재지변 기타 이에 준하는 사태에 대비하여 백업자료를 전자문서시스템이 설치된 청사이외의 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제22조(백업자료의 확인) 시스템 백업담당자는 백업매체의 훼손여부 등을 확인하여 백업자료의 가독성을 보장하여야 한다.

제7장 보칙

제23조(준용) 이 기준에 명시되지 않은 사항은 다음 각 호의 관련 규정 및 지침에 따른다. <개정 2012. 3. 7>

1. 문서규정

2. 문서관리실무편람

3. 정보통신보안기본기준 <개정 2012. 3. 7>

부    칙

이 지침은 ERP 2단계 프로젝트와 병행 추진중인 전자문서시스템의 정상가동일부터 시행한다.

부    칙

이 지침은 2012년 3월 7일부터 시행한다.

[별지 제1호 서식] 게시판 개설신청서

게시판 개설신청서

신청부서	과 장	팀 장	부서장		주관부서	과 장	팀 장	부서장

게시판명		신청일자
관리부서		관 리 자
1. 개설목적 : 2. 게시판 구성도 ㅇ 게시판 구성도(게시판 위치 포함) 및 주요 게시내용 ㅇ 관리권한(읽기/쓰기 권한, 게시종료일, 무기명 여부 등) 3. 기대효과 :

[별지 제2호 서식] 게시판 폐지신청서

게시판 폐지신청서

신청부서	과 장	팀 장	부서장		주관부서	과 장	팀 장	부서장

게시판명		신청일자
관리부서		관 리 자
폐지사유 :