사무관리규정

ㆍ제정 1982-01-23

ㆍ개정 1994-12-31

ㆍ개정 1996-09-06

ㆍ개정 1998-06-29

ㆍ개정 1998-10-30

ㆍ개정 2000-01-20

ㆍ전문개정 2007-08-31

ㆍ전문개정 2012-01-18

ㆍ개정 2012-07-23

ㆍ개정 2019-10-08

ㆍ개정 2020-03-04

제1장 총 칙

제1조(목적)이 규정은 한국석유공사(이하“공사”라 한다)의 사무관리에 관한 사항을 규정함으로써 사무의 간소화·표준화·과학화 및 정보화를 기하여 업무의 효율을 높임을 목적으로 한다.

제2조(적용범위)

① 공사의 사무관리에 관해서는 법령과 다른규정에 특별한 규정이 있는 경우를 제외 하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.

② 비밀문서의 문서사무에 관해서는 이 규정의 적용을 받는 외에 비밀보호에 관한 법령 및 규정에 따라 처리한다.

제3조(정의)이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “문서”라 함은 공사의 내부 또는 부서(처ㆍ실, 지사 및 사무소를 말한다. 이하 같다) 상호간이나 대외적으로 업무상 작성 또는 시행되는 문서(도면ㆍ사진ㆍ디스크ㆍ테이프ㆍ필름ㆍ슬라이드ㆍ전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다. 이하 같다) 및 공사가 접수한 모든 문서를 말한다.

1의2. “결재”라 함은 결정권한이 있는 상위자가 하위자가 제출한 안건이나 사안을 검토하여 허가하거나 승인하는 것을 말한다.

1의3. “보고”라 함은 업무처리의 과정이나 정보 공유를 위해 하위자가 상위자에게 일정한 의사 및 정보를 전달하는 것을 말한다.

2. “기안문”이라 함은 업무처리를 위해 문안을 작성하여 소정의 결재를 받은 문서로서 처리부서에 보관하는 원본문서를 말한다.

3. “시행문”이라 함은 기안문에 따라 수신자에게 발송하기 위해 작성된 문서를 말한다.

4. “문서부서”라 함은 문서의 분류ㆍ배부ㆍ수발업무지원 및 보존 등에 관한 사무를 주관하는 부서(지사 및 사무소의 경우에는 팀을 말한다)를 말한다.

5. “처리부서”라 함은 문서의 수발 및 사무처리를 담당하는 부서를 말한다.

6. “누년 일련번호”라 함은 연도구분과 관계없이 누년 연속되는 일련번호를 말한다.

7. “연도별 일련번호”라 함은 연도별로 구분하여 매년 새로 시작되는 일련번호로서 연 도표시가 없는 번호를 말한다.

8. “연도표시 일련번호”라 함은 연도표시와 연도별 일련번호를 붙임표(-)로 이은 번호를 말한다.

9. “결재권자”라 함은 사장, 제22조제1항에 따라 사장으로부터 결재권을 위임받은 자 및 제22조제3항에 따라 대결하는 자를 말한다.

10. "정보통신망"이라 함은 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집ㆍ가공ㆍ저장ㆍ검색ㆍ송신 또는 수신하는 정보통신체제를 말한다.

11. "전자문서"라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송ㆍ수신 또는 저장된 문서를 말한다.

12. “서명”이라 함은 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 문서상(전자문서는 제외한다)에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다.

13. "전자문자서명"이라 함은 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적 결합으로 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.

14. "전자이미지서명"이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시하는 것을 말한다.

15. "전자이미지직인"이라 함은 직인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 직인을 말한다.

16. "전자문서시스템"이라 함은 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.

제4조(사무처리의 원칙)

① 모든 사무는 정확성ㆍ신속성ㆍ경제성 및 용이성이 확보될 수 있도록 하되, 문서로 처리해야 한다.

② 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유로 문서로 처리하지 못한 경우에는 이를 즉시 문서로 작성ㆍ처리해야 한다. 다만, 보고는 구두, 서면 또는 정보통신망을 통한 이메일 등의 형식으로 처리한다.

1. 긴급하고 중요한 사항으로서 전화ㆍ구술등 문서 아닌 방법으로 처리한 사항

2. 회의에서 합의된 사항

3. 그 밖에 향후 업무처리에 관계되거나 참고될 것이라고 인정되는 사항

제5조(문서의 종류 및 작성원칙)

① 문서는 규정문서·지시문서·공고문서·민원문서 및 일반문서로 구분한다.

② 규정문서는 정관·규정·세칙·요령·지침 등 주로 규정사항을 정하는 문서로서 조문형식에 따라 작성하되, 누년 일련번호를 사용한다.

③ 지시문서는 사장이 하부기구 또는 소속직원에 대해 일정한 사항을 지시하는 문서로서 다음 각 호의 구분에 따라 작성한다.

1. 지시 : 사장이 하부기구 또는 소속직원에 대해 개별적·구체적으로 일정한 사항을 지시하기 위해 내는 명령으로 시행문형식에 따라 작성하되, 연도표시 일련번호를 사용한다.

2. 명령서 : 임명·당직·출장·특강·휴가 등 일일업무에 관해 내는 명령으로서 시행문 형식에 따라 작성하되, 연도별 일련번호를 사용한다.

④ 공고문서는 공고·광고 등 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서로서 연도표시 일련번호를 사용한다.

⑤ 민원문서는 민원인이 공사에 허가·인가 또는 그 밖의 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서로서 연도표시 일련번호를 사용한다.

⑥ 일반문서는 제2항부터 제5항까지의 규정에 속하지 않는 모든 문서로서 이 규정에서 따로 서식을 정하고 있는 경우를 제외하고는 시행문형식에 따라 작성하되, 연도별 일련번호를 사용한다.

제6조(문서의 성립 및 효력 발생)

① 문서는 해당 문서에 대한 서명(전자문자서명 및 전자이미지서명을 포함한다. 이하 같다)에 의한 결재가 있음으로써 성립한다.

② 문서는 법령에 다른 규정이 있는 경우를 제외하고는 수신자에게 도달(전자문서의 경우에는 수신자의 컴퓨터 파일에 기록되는 것을 말한다)함으로써 그 효력을 발생한다.

③ 민원문서를 정보통신망을 이용하여 접수· 처리한 경우에는 당해 민원사항을 규정한 법령에서 정한 절차에 따라 접수·처리된 것으로 본다.

제7조(문서의 발신원칙)

① 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 조직계통에 따라 발신한다.

② 하부기구는 정부기관에 대해 직접 문서를 발신할 수 없다. 다만, 단순한 업무연락, 통보, 자료요구ㆍ조회 및 질의 등에 대한 응답이나 사장이 승인한 문서는 그렇지 않다.

제8조(발신명의)

① 문서의 발신명의는 사장 또는 하부기구의 장으로 한다. 다만, 공사 내 부서 상호간 발신문서의 발신명의는 부서장으로 한다.

② 내부결재 문서는 발신명의를 표시하지 아니한다.

제2장 문서의 작성 및 처리

제1절 일반사항

제9조(용지의 규격 등)

① 문서의 용지는 도면ㆍ통계표ㆍ증명서류 등 특수한 형식의 문서를 제외하고는 가로 210mm, 세로 297mm 크기의 종이를 세워 쓴다.

② 문서는 특수한 형식의 문서나 서식을 제외하고는 바탕색을 흰색으로 사용하되, 용지의 위로부터 30mm, 왼쪽으로부터 20mm, 오른쪽과 아래로부터 각각 15mm의 여백을 둔다.

③ 문서에 쓰이는 글자의 색깔은 검은색 또는 푸른색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주의환기 등 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 할 수 있다.

제10조(문서작성의 일반원칙)

① 문서는 한글맞춤법에 따른 어문규범에 맞게 한글로 쉽고 간명하게 작성하되, 뜻을 정확하게 전달하기 위해 필요한 경우에는 괄호 안에 한자 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로로 쓴다.

② 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아 숫자로 한다.

③ 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연ㆍ월ㆍ일의 글자는 생략하고 그 자리에 온 점(.)을 찍어 구분하며, 시ㆍ분의 표기는 24시간제에 따라 숫자로 하되, 시ㆍ분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인해 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그렇지 않다.

④ 문서에 금액을 표시하는 경우에는 아라비아숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 한글로 기재해야 한다.

제11조(문서의 수정)

① 문서의 일부분을 삭제 또는 수정할 때에는 원안의 글자를 알 수 있도록 해당 글자의 중앙에 가로로 두선을 그어 삭제 또는 수정하고, 삭제 또는 수정한 자가 그 곳에 서명 또는 날인하되, 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정한 경우에는 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시하고 서명 또는 날인해야 한다. 다만, 시행문을 정정한 경우에는 직인을 찍어 표시한다.

② 전자문서를 수정하고자 하는 경우에는 수정 내용 및 사유 등의 의견을 첨부하여 검토자 및 결재권자가 수정할 수 있다. 다만, 검토자 및 결재권자가 반려하였을 경우에는 재작성하여 결재를 받아 시행한다.

제12조(면표시)

① 문서가 두 장 이상으로 이루어진 경우에는 문서의 아래 중앙에 면표시를 하되, 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서의 경우에는 문서의 아래 중앙에 전체면의 수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 기입해야 한다.

② 첨부물의 면표시는 각 첨부물별로 따로 하되, 전체면의 수는 생략할 수 있다.

제2절 문서의 구성

제13조(문서의 구성)

① 기안문과 시행문은 다음과 같이 두문ㆍ본문 및 결문으로 구성한다.

1. 두문은 발신기관명과 수신자로 한다.

2. 본문은 제목, 내용 및 붙임으로 한다.

3. 결문은 발신명의, 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자의 직위 또는 직급 및 서명(시행문의 경우에는 생략 가능), 생산등록번호와 시행일자, 접수등록번호와 접수일자, 우편번호ㆍ주소ㆍ홈페이지주소ㆍ전화번호ㆍ모사전송번호, 기안자의 공식 전자우편주소(공사가 부여한 전자우편주소를 말한다) 및 공개구분으로 한다.

② 문서의 두문 중 수신자란에는 수신자명 또는 수신부서기호를 쓰되, 수신자 또는 수신부서가 2이상일 때에는 수신자란에 “수신자 참조”라고 쓰고 결문의 발신자명의 아래에 수신자란을 설치하여 수신자명 또는 수신부서기호를 쓴다.

③ 문서의 본문 중 제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간명하게 표시하고, 내용은 그 문서로써 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성하되, 성질을 달리하는 내용을 같은 문서로 작성해서는 안 된다.

④ 문서에 서식ㆍ참고서류 등이 첨부되는 경우에는 본문의 내용이 끝난 다음 줄에 붙임의 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 2가지 이상인 경우에는 제15조에 따라 나누어 표시한다.

제14조(항목구분)문서의 내용을 2이상의 항목으로 구분할 필요가 있을때에는 다음과 같이 나누어 표시한다.

1. 첫째 항목의 구분은 1,2,3,4,…로 나누어 표시한다.

2. 둘째 항목의 구분은 가, 나, 다, 라…로 나누어 표시한다.

3. 셋째 항목의 구분은 1), 2), 3), 4)…로 나누어 표시한다.

4. 넷째 항목의 구분은 가), 나), 다), 라)…로 나누어 표시한다.

5. 다섯째 항목의 구분은 (1), (2), (3), (4)…로 나누어 표시한다.

6. 여섯째 항목의 구분은 (가), (나), (다), (라)…로 나누어 표시한다.

7. 일곱째 항목의 구분은 ①, ②, ③, ④…로 나누어 표시한다.

8. 여덟째 항목의 구분은 ㉮, ㉯, ㉰, ㉱…로 나누어 표시한다.

9. 제2호, 제4호, 제6호, 제8호의 경우에 하, 하), (하), ㉻ 이상 더 계속되는 때에는 거, 거), (거), ㉮, 너, 너), (너),

너

로 이어 표시한다.

제15조(끝표시)

① 문서의 본문이 끝나면 한 자 띄우고 “끝”표시를 하며, 첨부물이 있는 경우에는 붙임의 표시를 한 다음 붙임의 표시문 끝에 한 자 띄우고 “끝”표시를 해야 한다.

② 본문의 내용이나 붙임의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 경우에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고 “끝”표시를 해야 한다.

③ 서식에 따른 문서를 작성할 때 기재사항이 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우에는 서식의 칸 밖의 아래 오른쪽 끝에 “끝”표시를 한다. 서식의 칸 중간에서 기재사항이 끝나는 경우에는 “끝”표시를 하지 않고 기재사항 마지막자의 다음 칸에 “이하빈칸”표시를 해야 한다.

④ 제18조에 따른 일괄기안의 경우에는 각 안마다 “끝”표시를 해야 한다.

제3절 문서의 작성

제16조(문서의 기안)

① 문서의 기안은 전자문서로 한다. 다만, 업무의 성격 그 밖에 특 별한 사정이 있는 경우에는 그렇지 않다.

② 문서의 기안은 별지 제1호서식 또는 별지 제2호서식에 따라 작성해야 한다. 다만, 관계서식이 따로 있는 경우에는 그 내용을 관계서식에 기입하는 방법으로 할 수 있다. <개정 2020.3.4.>

③ 별지 제2호서식은 계획서, 검토서 등 발신할 필요가 없는 내부결재문서에만 사용할 수 있다.

④ 기안문에는 기안자를 알 수 있도록 표시하여야 한다. 다만, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 문서는 이를 생략할 수 있다.

1. 검토 및 결정을 요하지 않는 문서

2. 일상적ㆍ반복적인 업무로서 경미한 사항에 관한 문서

3. 제증명 발급, 회의록 그 밖에 단순사실을 기록한 문서

⑤ 전자문서시스템으로 기안하는 문서는 별표1에 따른 열람등급을 적용한다.

제17조(장부 및 서식에 의한 처리)

① 증명서 교부 등 관례적인 사무에 관한 문서는 따로 기안하지 않고 그 내용을 관계장부에 기입하여 처리할 수 있다.

② 서식으로 작성된 문서는 별표2의 간이결재인을 찍어 이에 결재하는 방법으로 기안한다.

제18조(일괄기안)

① 문서의 내용이 서로 관련성이 있는 경우에는 각 안을 동시에 일괄하여 기안할 수 있다. 이 경우 시행문은 각 안별로 따로 작성해야 한다.

② 제1항에 따라 일괄기안하는 경우에는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 각 안별로 다른 생산등록번호를 사용하여 같은 일시에 시행해야 한다.

제19조(검토 및 협조)

① 기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 조직계통에 따라 검토를 받아야 한다. 다만, 출장 등의 사유로 검토를 받을 수 없는 경우에는 이를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 명시해야 한다.

② 기안문의 내용이 다른 부서의 업무와 관련이 있는 경우에는 관련부서의 검토 및 협조를 받아야 한다.

③ 기안문을 검토 또는 협조함에 있어서 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 당해 문서 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 하며, 동의할 수 없음을 이유로 서명을 거부하거나 문서의 회송을 지연시켜서는 안된다.

④ 협조가 이루어지지 않은 사항은 결재권자의 결정에 따른다.

제4절 결 재

제20조(결재)

① 기안한 문서는 결재권자의 결재를 받아야 한다.

② 결재권자의 결재는 결재란에 서명 또는 날인으로 하며, 결재일시를 표시할 수 있다.

제21조(간인)

① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 2장 이상으로 이루어진 문서에는 간인해야 한다.

1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관련되는 문서

3. 허가·인가 및 등록 등에 관계되는 문서

② 전자문서의 경우에는 제12조의 규정에 따른 면표시 또는 발급번호 기재 등의 방법으 로 제1항에 따른 간인으로 갈음할 수 있다.

제22조(전결 및 대결)

① 사장은 사무내용에 따라 그 사무를 담당하는 상임이사 또는 직원에게 위임전결하게 할 수 있다.

② 제1항에 따른 위임사항은「위임전결규정」이 정하는 바에 따른다.

③ 결재권자가 출장ㆍ휴가 그 밖의 사유로 결재할 수 없을 때에는 그 직무를 대행하는 자가 대결할 수 있되, 내용이 중요한 문서에 대해서는 결재권자에게 사후에 보고해야 한다.

④ 제1항에 따라 전결하는 경우에는 사장의 결재란을 설치하지 않고 전결하는 자의 서명란에 “전결”표시를 한 후 서명한다.

⑤ 제3항에 따라 대결하는 경우에는 다음 각 호에 따라 처리한다.

1. 위임사항을 대결하는 경우 : 사장의 결재란을 설치하지 않고 전결하는 자의 서명란에 “전결”표시를 하고 대결하는 자의 서명란에 “대결”표시를 한 후 서명한다.

2. 위임사항이 아닌 사항을 대결하는 경우 : 사장의 결재란을 설치하지 않고 대결하는 자의 서명란에 “대결”표시를 한 후 서명한다.

제23조(발신방법의 지정)결재권자가 전신 또는 정보통신망에 의하여 시행할 문서에 결재를 함에 있어서 그 내용이 비밀사항이거나 비밀사항이 아니라도 누설되는 경우 국가나 공사의 이익을 해칠 우려가 있는 사항은 그 발신방법을 암호 또는 음어로 지정해야 하며, 기안문 본문의 마지막에 “암호” 또는 “음어”표시를 해야 한다.

제5절 문서의 작성 및 발송

제24조(시행문의 작성)

① 결재를 받은 문서 중 발신을 해야 할 문서는 별지 제1호서식에 따라 수신자 별로 시행문을 작성한다.

② 서식으로 작성한 문서를 시행하는 경우에는 따로 시행문을 작성하지 않고 해당문서의 발신명의란에 직인(전자이미지직인을 포함한다)을 찍거나 서명(전자문자 서명을 제외한다)하여 시행할 수 있다.

제25조(직인의 날인)

① 시행문과 인사발령장ㆍ상장 등 각종 증명서에 속하는 문서에는 직인을 찍어야 한다. 다만, 공사 내에서 부서 상호간에 수발되는 문서에는 서명으로 갈음할 수 있다.

② 경미한 내용의 문서(일일명령 등 단순업무처리에 관한 지시문서와 부서간의 단순한 자료요구ㆍ업무연락ㆍ통보 등을 위한 문서를 말한다) 또는 동일한 문서를 인쇄·등사하여 여러기관에 동시에 발신하는 경우에는 제1항에 따른 직인 또는 서명을 생략할 수 있다. 이 경우에는 발신명의 오른쪽에 별표3의 “직인 생략”표시를 해야 한다.

③ 직인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 직인날인에 갈음하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.

제26조(문서의 발송)

① 문서는 처리부서에서 정보통신망을 이용하여 발송한다. 다만, 업무의 성격 그 밖의 특별한 사정이 있는 경우에는 인편ㆍ우편ㆍ모사전송 등의 방법으로 발송할 수 있되, 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 등 그 내용이 중요한 문서는 발송사실을 증명할 수 있는 방법으로 발송해야 한다.

② 처리부서의 기안자나 문서 수발업무를 담당하는 자는 전자이미지직인을 찍은 후 발송하여야 하며, 종이 문서인 경우에는 직인관리자가 직인을 찍은 후 처리부서에서 발송하여야 한다.

③ 인편에 의하여 문서를 발송하는 경우에는 문서의 여백에 수신기관의 수령자의 소속과 수령일자를 표시하고 서명 또는 날인을 받아야하며, 인편 또는 우편으로 발송하는 문서는 문서부서의 지원을 받아 발송할 수 있다.

④ 제1항의 규정에도 불구하고 행정기관이 아닌 자에게는 공사 홈페이지나 공사가 임직원에게 부여한 공식 전자우편주소를 이용하여 발송할 수 있다.

⑤ 사장은 문서를 수발함에 있어서 문서의 보안유지와 분실·훼손 및 도난방지를 위한 적절한 조치를 강구해야 한다.

⑥ 전자문서중 정보통신망을 이용하여 발송할 수 없는 문서는 이를 출력하여 발송할 수 있다.

제27조(모사전송에 의한 발신)모사전송의 방법으로 문서를 발신하는 경우에는 통신보안에 필요한 조치를 해야 하며, 발신한 시행문은 그 기안문과 함께 보관해야 한다.

제6절 문서의 접수

제28조(문서의 접수)

① 문서는 처리부서에서 접수하여야 하며, 문서부서에서 직접 받은 문서는 배부정보를 기록후 처리부서에 이를 배부하여 접수하게 한다. 이 경우 문서부서가 받은 문서가 2 이상의 부서와 관련되는 경우에는 보다 관련 정도가 많은 부서에 배부한다.

② 접수된 전자문서에는 접수일시와 접수등록번호를 자동으로 표시되도록 하여야 하며, 접수된 종이문서의 경우에는 전자문서시스템에 이를 등록한 후, 별표4의 접수인을 두문의 오른쪽 여백에 찍고 접수일시와 접수등록번호를 기재한다. 다만, 제1항의 규정에 의하여 문서부서에서 직접 받은 문서는 문서부서가 접수일시를 기재하여 이를 처리부서로 보낸다.

③ 행정기관이 아닌 자로부터는 공사 홈페이지 또는 임직원의 공식 전자우편주소를 이용하여 문서를 받아 처리부서에서 접수할 수 있다.

④ 당직 근무자가 문서를 받은 경우에는 다음 근무시간 시작 후 지체없이 이를 문서부서에 인계해야 한다.

⑤ 감열기록방식의 모사전송기로 보존기간이 3년 이상인 문서를 수신한 경우에는 해당 문서를 복사하여 접수해야 한다. 이 경우 수신한 문서는 폐기한다.

제29조(문서의 처리)

① 처리부서의 문서수발업무를 담당하는 자는 접수된 문서를 처리담당자에게 인계하고, 처리담당자는 인계받은 문서가 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 공람할 자의 범위를 정하여 이를 공람하게 할 수 있다.

1. 결재권자로부터 처리지침을 받을 필요가 있는 문서

2. 민원문서

3. 기관간 또는 부서간 업무협조에 관한 문서

4. 접수된 문서를 처리하기 위해 소관사항 등 형식적인 면 또는 법령ㆍ예산 등 내용적인 면에서 검토가 필요한 문서

5. 그 밖에 개인의 신상(身上), 교육훈련 등과 관련된 사항으로서 조직 내 구성원이 개별적으로 또는 전체적으로 알아야 할 필요가 있는 문서

② 제1항에 따라 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요한 경우에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.

③ 경유부서는 접수한 경유문서에 대한 검토를 마친 후 다른 경유부서의 장 또는 최종 수신자에게 경유문서를 첨부한 문서를 결재권자의 결재를 받아 경유부서의 장의 명의로 발송해야 한다. 이 경우 경유부서의 의견이 있으면 그 의견을 해당 문서의 본문에 표시하거나 첨부하여 보내야 한다.

④ 민원문서의 접수와 처리는「민원사무처리에 관한 법률」이 정하는 바에 따른다.

제30조(문서의 반송 및 재배부)

① 접수한 문서가 소관에 속하지 않거나 형식상의 흠이 있는 경우에는 그 문서의 생산등록번호·시행일자·제목 및 반송사유를 명시하여 반송할 수 있다.

② 문서부서로부터 소관에 속하지 않는 문서를 이송받은 부서의 장은 그 뜻을 기재한 후 지체없이 이를 문서부서로 반송해야 하며, 문서부서는 해당 문서를 결재권자가 지정하는 처리부서로 즉시 재배부해야 한다.

제3장 서식관리

제31조(서식의 종류)서식은 다음 각 호와 같이 구분한다.

1. "보고서식"은 보고의 내용을 기재하는 서식을 말한다.

2. "민원서식"은 민원사항을 공사에 제출하는데 사용하는 서식을 말한다.

3. "카드서식"은 비치하여 사용하는 카드류의 서식을 말한다.

4. "대장서식"은 비치대장·비치장부류에 사용하는 서식을 말한다.

5. “일반서식”은 제1호부터 제4호까지의 규정에 속하지 않는 모든 서식을 말한다.

제32조(서식의 제정 및 개폐)

① 공사에서 장기간에 걸쳐 반복적으로 사용하는 문서로서 정형화할 수 있는 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 서식으로 정하여 사용한다.

② 처리부서에서 제1항에 따라 서식을 제정 또는 개정할 때에는 문서부서의 장의 승인을 얻어야 한다. 다만, 내용의 변경을 가져오지 않는 범위 내에서 자구의 수정과 활자의 크기의 변경을 하는 것은 그렇지 않다.

③ 서식을 폐지할 때에는 폐지사유와 일시를 지체없이 문서부서의 장에게 통보해야 한다.

제33조(서식의 설계기준)서식의 설계기준은 별표5와 같다.

제34조(서식설계의 일반원칙)

① 서식에 사용되는 용지의 규격은 별표6과 같다. 다만, 증표류 등 특별한 사유가 있는 경우에는 그에 적합한 규격의 용지를 사용할 수 있다.

② 서식은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 별도의 기안문 및 시행문을 작성하지 않고 서식자체를 기안문 및 시행문으로 사용할 수 있도록 생산등록번호ㆍ접수등록번호ㆍ수신자ㆍ시행일자 및 접수일자 등의 항목을 넣어 설계한다.

③ 서식은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 전산화 또는 자동화가 쉽도록 정부표준 사무기기의 제원에 맞추어 설계한다.

④ 민원서식에는 해당 민원사무의 처리절차, 담당자의 연락처 및 처리기간 등을 표시해야 한다.

제35조(색깔등 결정기준)

① 서식용지의 색깔은 흰색으로 한다.

② 서식으로 사용되는 용지의 지질 및 중량은 별표7과 같다.

제36조(서식의 승인)

① 처리부서에서 서식을 제정 또는 개정하고자 할 때에는 서식안에 대해 관련부서와 협의를 거친 후 별지 제4호 서식의 서식승인신청서를 작성하여 문서부서의 장에게 제출해야 한다.

② 문서부서의 장은 다음 각 호의 기준에 따라 서식에 대한 승인여부를 결정한다.

1. 서식 제ㆍ개정 필요 여부

2. 서식의 설계기준 부합 여부

3. 서식의 지질·중량 적정 여부

4. 이미 승인되어 있는 서식과의 중복 또는 통합 가능 여부

③ 문서부서의 장이 서식을 승인한 경우에는 해당서식을 신청부서에 통보하여야한다.

제37조(서식승인의 표시)

① 문서부서의 장이 서식을 승인할 때에는 서식승인번호를 부 여하되, 그 부여방법은 별표8에 따른다.

② 문서부서의 장은 승인한 서식의 아래 한계선 왼쪽 밑에 승인번호·승인일자를, 오른쪽 밑에 용지의 규격·지질·단위당 중량을 표시해야 한다.

제38조(서식의 관리)문서부서의 장은 부득이한 경우를 제외하고는 서식을 정보통신망에 의하여 관리하고 이를 사용자에게 제공하여야 한다.

제4장 인장관리

제39조(인장의 구분)공사에 두는 인장은 다음 각호와 같이 구분한다.

1. 직인 : 사장 또는 직인이 필요한 부서의 장의 직명을 새긴 인장

2. 특수인 : 계인ㆍ증인 등 특수한 업무에 사용하기 위한 인장

제40조(인장의 재료·규격 및 인영)

① 인장의 재료는 쉽게 마멸되거나 부식되지 않는 재질을 사용해야 한다.

② 인장의 규격, 글씨 및 사용범위 등은 별표9와 같다.

제41조(인장의 관리)

① 인장의 관리ㆍ사용 책임은 별표9의 관리 및 사용책임에 따른다. 다만, 사용 책임은 하위직원에게 위임할 수 있다. <개정 2019.10.08.>

② 회계업무와 관련한 인장 중 개인인장(사인)은 회계담당 대리ㆍ보조자가 각자 보관하 고, 법인(사용)인감은 회계담당이 보관ㆍ관리하도록 한다.

③ 인장은 결재가 끝난 문서, 증명서, 기타 인증을 필요로 하는 문서에 날인하고 인장날 인대장에 날인사항을 기록하여야 한다.

④ 전자문서시스템을 통해 발송된 경우에는 제3항의 절차를 따른 것으로 본다.

제42조(인장관리의 사고에 따른 조치ㆍ보고 등)

① 인장의 분실, 도난, 파손 등의 사고가 발생하였을 때에는 관리 또는 사용 책임자는 긴급조치를 취한 후 사고경위를 사장에게 보고하여야 한다.

② 인장관리의 부실로 인한 회계부정 사고 시에는 사고금액 여하에 관계없이 회계책임자는 감사부서의 장에게 보고해야 하며, 감사부서의 장은 인사규정 제45조에 따른 인사조치를 요구할 수 있다.

제43조(인장의 교부 및 등록)

① 인장은 문서부서에서 새겨 이를 교부한다.

② 문서부서는 별지 제5호 서식의 인장대장에 인장별로 그 인영을 등록하여 관리해야 한다.

제44조(전자이미지직인의 등록 및 관리)

① 전자이미지직인을 사용하려면 문서부서에서 별지 제6호 서식의 전자이미지직인대장에 직인별로 그 인영을 등록하여 관리해야 한다.

② 정보통신망 관리를 담당하는 부서의 장은 제1항에 따라 등록된 전자이미지직인을 컴퓨터파일의 형태로 관리하되, 위조 또는 부정사용하지 못하도록 안전장치를 마련해야 한다.

제45조(인장의 재교부 및 폐기)

① 인장이 분실ㆍ도난ㆍ파손 또는 마멸되거나 갱신할 필요가 있을 때에는 별지 제7호 서식의 인장교부(재교부)ㆍ폐기신청서에 따라 문서부서의 장에게 인장의 재교부를 신청해야 한다.

② 인장을 폐기하려면 폐기할 인장을 문서부서의 장에게 송부하고, 문서부서의 장은 인장대장에 송부된 인장의 인영을 등록하고 폐기사유를 기입한다. 이 경우 문서부서의 장은 폐기된 인장을 공사 기록관에 이관하여야 하며, 기록관은 폐기된 인장이 사용되거나 유출되지 아니하도록 하여야 한다.

제46조(인장의 사용방법)

① 인장은 결재권자의 결재여부를 확인하고 별지 제8호 서식의 인장날인대장에 날인사실을 기재한 후 사용한다. 다만, 지출원인행위담당자인 및 지출담당자인을 사용할 경우에는 인장날인대장의 기재를 생략할 수 있다.

② 직인은 발신명의 끝자 가운데에 날인한다.

③ 특수인의 날인방법은 사장이 따로 정한다.

제5장 업무편람 등

제47조(업무의 분장)처리부서의 장은 업무를 효율적으로 관리하고 책임소재를 명확하게 하기 위하여 소관 업무를 단위업무별로 분장하되, 직원간의 업무량이 균형을 이룰 수 있도록 하여야 한다.

제48조(업무편람의 작성ㆍ활용)상당기간에 걸쳐 반복적으로 행하는 업무는 그 업무의 처리가 표준화ㆍ전문화될 수 있도록 업무편람을 작성하여 활용함을 원칙으로 한다.

제49조(정책의 실명 관리)

① 처리부서의 장은 주요정책의 결정 또는 집행과 관련되는 다음 각 호의 사항을 종합적으로 기록ㆍ보존해야한다.

1. 주요정책의 결정 및 집행과정에 참여한 관련자의 소속, 직급 또는 직위 및 성명과 그 의견

2. 주요정책의 결정 및 집행과 관련된 각종 계획서, 보고서, 회의ㆍ공청회ㆍ세미나 관련 준비자료 및 토의내용

② 처리부서의 장은 주요정책의 결정을 위해 공청회ㆍ세미나ㆍ관계자회의 등을 개최하는 경우에는 개최일시ㆍ참석자ㆍ발언내용ㆍ결정사항ㆍ표결내용 등을 기록해야 한다.

제6장 보 칙

제50조(외국어로 된 문서의 처리)

① 외국어로 된 문서를 접수한 경우에는 처리부서에서 이를 한글로 번역하여 번역문을 접수된 문서에 첨부하여 처리하는 것을 원칙으로 한다.다만, 해외사업관련 계약, 사업계획 및 운영에 관한 문서 등 한글로 번역함이 부적절하다고 판단되는 경우에는 그러하지 아니하다.

② 외국기관 또는 외국인에게 보낼 문서의 기안은 기안용지에 한글로 기안하여 해당외국어 번역문을 첨부하여 결재를 받음을 원칙으로 한다. 다만, 필요에 따라 국제서식 또는 관계 외국기관의 서식에 따를 수 있다.

③ 외국기관에 문서를 발신할 때에는 사장 명의로 발신하되, 필요한 경우에는 외국기관에 상응하는 부서장의 명의로 발신할 수 있다.

제51조(기준 등)이 규정 시행을 위해 필요한 사항은 사장이 따로 정한다.

부 칙

제1조 (시행일)

이 규정은 1995년 3월 1일부터 시행한다. 다만, 제26조 (문서의 등록)와 제31조 (발송)에 관한 사항은 1995년 1월 1일부터 시행한다.

제2조 (관련규정의 개정)

이 규정의 시행과 동시에 다른 규정의 문서 및 서식의 규격·지질 및 단위당 중량은 별표 20, 21의 기준에 의하여 개정된 것으로 본다

제3조 (경과조치)

이 규정 시행전에 인쇄된 종전의 서식은 그 서식을 전량 소모할 때까지 계속하여 사용할 수 있다.

부 칙

제1조 (시행일)

이 규정은 1996년 9월 6일부터 시행한다.

제2조 (경과조치)

①이 규정의 시행일 전에 처리된 문서는 이 규정에 의하여 처리된 것으로 본다.

②이 규정시행당시 종전의 규정에 의하여 사용하던 서식은 이 규정에 의한 서식과 함께 사용할 수 있다.

제3조 (생략)

부 칙 <1998.6.29 직제규정시행세칙>

제1조 (시행일)

이 세칙은 1998년 7월 1일부터 시행한다.

제2조 및 제3조 (생략)

부 칙

이 규정은 1998년 10월 30일부터 시행한다.

부 칙

이 규정은 2000년 1월 20일부터 시행한다.

부 칙

이 규정은 2007년 9월 3일부터 시행한다.

부 칙

제1조(시행일) 이 규정은 2012 년 1월 18일부터 시행한다.

제2조(다른 사규의 폐지) 인장관리지침은 이를 폐지한다.

부 칙

이 규정은 2016년 11월 9일부터 시행한다.

부 칙

이 규정은 2019년 1월 7일부터 시행한다.

부 칙

이 규정은 2020년 3월 4일부터 시행한다.

[별표 1]

열람등급

대국민 공개여부	등급	열람범위	적용사유
공개	미적용	-	-
비공개 (부분공개 포함)	1등급	기안자 및 결재권자만 열람	결재선 외부로 유출될 경우 공사 업무수행에 장애를 주거나 개인 신상 등에 심각한 영향을 줄 수 있는 문서에 적용
	2등급	해당 팀 직원만 열람	해당 팀 관련 문서로서 팀 외부로 유출될 경우 공사 업무수행에 장애를 주거나 개인 신상에 영향을 줄 수 있는 문서에 적용
	3등급	해당부서 직원만 열람	해당 부서 관련 문서로서 부서 외부로 유출될 경우 공사 업무 수행에 장애를 줄 수 있는 문서에 적용
	4등급	공사 임직원 모두 열람	해당 부서 외부로 유출되어도 업무수행에 영향을 주지 않고 임직원 전체가 공유 가능한 문서에 적용

[별표 2]

간이결재인

		↑			담당자
	3.0㎝
		↓

2.0㎝㎝.5㎝

※ 직원명칭 및 결재란의 수는 부서에 따라 적절하게 조정 사용

[별표 3]

직인생략의 표시

직 인 생 략

3 ㎝

1 ㎝

[별표 4]

문서접수인

접 수	- ( . . . : )

[ 가로 8㎝(접수란 2㎝), 세로 1.5㎝ ]

※  접수란의 크기는 부서에 따라 적절하게 조정하여 사용한다.

※  기재요령

1. 접수등록번호는 처리부서명과 연도일련번호를 기재한다.

(예1) 기획조정실인 경우 : 기획조정실-23

2. 괄호 안에는 접수일자를 기재한다. 민원문서 등 시․분까지 기재가 필요한 경우에는 시․분까지 기재한다.  (예) 2002. 5. 10. 또는 2002. 5. 10. 14:23

[별표 5]

서식의 설계기준

구 분	내 용	설 계 기 준
기관명, 발신명의 및 결재란 등 (이 란은 보고서식 등 기안문 및 시행문 형식을 필요로 한 경우에 추가로 설치)	기관명	그 문서를 기안한 부서가 속한 기관명을 가장 윗부분 가운데에 둔다.
	발신명의	발신명의는 본문의 아랫부분 가운데에 둔다.
	결재란 등	공문서의 발신명의의 아래에 다음 사항을 설치한다. 가. 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의 직위(직급) 및 서명 나. 우편번호, 주소, 홈페이지주소 다. 전화번호, 모사전송번호, 직원의 공식 전자우편 주소, 공개구분
표제란	1. 서 식 명	가. 다른 서식과 혼동을 일으키지 아니하도록 서식의 내용을 확실히 알 수 있는 명칭을 붙인다. 나. 위치는 윗부분 가운데에 둠을 원칙으로 한다.
	2. 수신자명	가. 위치는 윗부분 왼쪽에 둠을 원칙으로 한다. 나. 수신자가 일정한 경우에는 이를 명시한다.
	3. 발행일자	가. 위치는 윗부분 또는 아랫부분 오른쪽에 둠을 원칙으로 한다. 나. 시행문서로서의 성격을 가진 것은 발행일자와 함께 등록번호를 명 시한다.
	4. 발행번호	각종 증명서 등의 서식에는 발행번호를 둔다.
	5. 발신명의	가. 위치는 아랫부분 가운데에 둠을 원칙으로 한다. 나. 발신명의를 명시함을 원칙으로 한다. 다. 발신명의 다음에는 성명을 표시하지 아니함을 원칙으로 한다.
본란	1. 항 목 란	가. 구비서류를 따로 받지 아니하도록 그 내용을 기입할 수 있는 항목을 둠을 원칙으로 한다. 나. 항목의 일련번호는 왼쪽에서 오른쪽으로, 위에서 아래로 정한다. 다. 항목은 서식의 내용을 쉽고, 일관성 있게 파악할 수 있도록 배열한다. 라. 검토․분류․선별의 대상 및 기준이 되는 항목의 위치는 다음과 같다. ⑴ 왼쪽에서 철하는 경우 - 오른쪽 ⑵ 위에서 철하는 경우 - 아랫부분 ⑶ 카드의 경우 - 윗부분 마. 다른 서식에 옮겨 적어야 하는 항목은 그 서식에 따라 배열함을 원칙으로 한다.

본란		바. 민원서식은 다음과 같이 배열함을 원칙으로 한다. ⑴ 인적사항 - 서식명 바로 아랫부분 ⑵ 구비서류의 종류 및 부수 - 왼쪽 아랫부분 ⑶ 처리기간 - 오른쪽 윗부분 ⑷ 수수료 - 오른쪽 아랫부분 ⑸ 업무흐름도표 - 뒷면 ⑹ 전자신청가능여부 - 오른쪽 윗부분 여백에 다음 예시와 같이 전자신청가능여부를 표시한다. (예시) 이 서식은 전자신청이 가능한 서식입니다. 사. 행정편의와 단순한 관행상의 이유만으로는 민원서식상의 날인란을 두지 아니하되 필요한 경우에는 서명 또는 손도장으로 갈음한다. 아. 주소변경시 법령에 신고규정이 없는 허가증․인가증․자격증․신고필증 등의 서식에는 주소란을 두지 아니한다. 자. 오른쪽 상단에 전자적 신청이 가능한 경우에는 이를 표시한다.
	2. 기 입 란	가. 너비는 타자의 경우는 9밀리미터, 필기의 경우는 10밀리미터, 다기능사무기기의 경우는 8.5밀리미터로 함을 원칙으로 한다. 나. 길이는 해당란에 기입할 내용에 따라 정한다. 다. 기입란명은 기입할 내용을 확실히 알 수 있는 명칭을 붙인다.
	3. 금 액 및 숫 자 란	계산이 필요한 숫자란은 계산의 순서를 고려하여 상하 또는 좌우로 배열하고 계산부호를 붙인다.
부가란	1. 기 재 상 주의사항 2. 비 고 란 3. 공지사항	서식의 윗부분에 기입하되 부득이한 경우에는 앞면의 윗부분에 주의사항에 대한 안내문구를 표시하고 별지 또는 뒷면에 그 내용을 기입한다. 기재할 내용이 있는 경우에만 둔다. 공지할 필요가 있는 사항은 서식의 아랫부분에 둠을 원칙으로 한다.

[별표 6]

서식용지의 규격 (제55조 관련)

(단위 : ㎜)

Ａ 열		Ｂ 열
Ａ 0	841 × 1,189	Ｂ 0	1,030 × 1,456
Ａ 1	594 × 841	Ｂ 1	728 × 1,030
Ａ 2	420 × 594	Ｂ 2	515 × 728
Ａ 3	297 × 420	Ｂ 3	364 × 515
Ａ 4	210 × 297	Ｂ 4	257 × 364
Ａ 5	148 × 210	Ｂ 5	182 × 257
Ａ 6	105 × 148	Ｂ 6	128 × 182
Ａ 7	74 × 105	Ｂ 7	91 × 128
Ａ 8	52 × 74	Ｂ 8	64 × 91
Ａ 9	37 × 52	Ｂ 9	45 × 64
Ａ 10	26 × 37	Ｂ 10	32 × 45

[별표 7] 서식용지의 용도별 지질․중량 기준

순번	서 식 용 지 의 용 도	지질 및 중량
1	비치카드, 상장, 통지서(엽서), 임용장, 휴대 또는 게시하는 각종 증서 등	보존용지(1종) 120g/㎡
2	영구 보존문서의 서식, 보존기간이 10년 이상인 기안용지, 회계장부 및 특수대장	보존용지(1종) 70g/㎡
3	보존기간이 10년 미만인 기안용지, 양면을 사용하는 서식 및 문서(신문용지로서는 부적당한 경우에 한함), 각종 대장 및 간표지, 교육용 차트(교재용 및 이에 준하는 반복적으로 사용하는 것으로서 신문용지로서는 부적당한 경우에 한함)	보존용지(2종,70g/㎡ ) 또는 일반용지(재활용품,60g/㎡)
4	각종 민원신청서 및 신고서, 통지서	일반용지(재활용품,60g/㎡) 또는 신문용지(재활용품,54g/㎡)
5	공사 간행물(보존기간 10년이상)	보존용지(2종,70g/㎡)

[별표 8]

서식승인번호의 부여방법

승 인 권 자	문 서 부 서 의 장
승 인 번 호 구 성 항 목	가. 제정기관의 표시와 업무기능의 표시 나. 서식제정 순위 다. 서식수량의 표시 라. 서식종류의 표시
표 시 방 법	각 항목을 아래 표시기호란에서 지정한 기호로 표시하되, 가항 다음에 붙임표(-)를 하고 나항 내지 라항으로 표시한다.
표 시 기 호	① 제정기관의 표시는 문서수신처기호로 한다. ② 업무기능의 표시는 문서분류번호의 2차분류까지의 번호를 붙여서 표시한다. ③ 서식제정순위는 업무기능별 제정순위를 세자리로 부여한다. ④ 서식수량의 표시는 전체면수와 당해 면수를 붙여서 표시한다. ⑤ 서식종류의 표시는 보고서식은“보”, 민원서식은 “민”, 카드 및 대장서식은 “비”, 일반서식은 “일”로 표시한다.

[별표 9] 인장의 규격, 글씨 및 사용 범위 등  <개정 2019.10.08.>

구 분	종 류	규 격	인영의 내용	글 씨	사용범위	관리 및 사용책임
직 인	사장직인	25mm x 25mm 정사각형	한국석유공사 사장의 인	한글전서체로 가로세김	대내외 문서발송 각종증명, 위촉장,명령서 등	총무처장
	상임감사위원 직인	23mm x 23mm 정사각형	한국석유공사 상임감사위원의 인	”	감사규정에 의한 대내외 문서	감사실장
특수인	사장인감(가호)	30mm 정원형	한국석유공사 사장의 인 (영문명표기)		각종 대관업무 인감증명관계서류 계약서 관계서류 이사회 등	총무처장
	사장인감(나호)	30mm 정원형	한국석유공사 사장의 인		각종 대관업무 수출입관계서류 계약관계서류 인.허가 업무 등	재무처장 석유사업처장
	상임감사위원 인감	15mm 정원형	상임감사위원의 인		이사회 희의록 등	감사실장
	처(실)장인	16mm 정원형	한국석유공사 ○○처(실)장의 인		대내 문서발송 증명서 발급(위임업무에 한함)	처(실)장
	지사장 (사무소장)인	16mm 정원형	한국석유공사 ○○○지사장 (사무소장)의 인		대내 문서발송 각종 대관업무 계약관계서류 인.허가 업무 등	지사(사무소)장
	해외사무소장 및 지사장인	30mm 정원형	한국석유공사 ○○○사무소장(지사장)의 인 (영문명표기)		문서발송 업무등	사무소(지사)장
	지출원인행위 담당자인 (가호)	16mm 정원형	한국석유공사 지출원인행위 담당		지출원인행위업무 - 예산통제 - 회계결의서	지출원인 행위담당자
	지출원인행위 담당자 인 (나호)	16mm 정원형	한국석유공사 ○○○지사 (사무소)지출 원인행위담당		”	지출원인 행위담당자
	지출담당자인 (가호)	16mm 정원형	한국석유공사 지출담당		당좌개설 및 수표 발행	자금팀장
	지출담당자인 (나호)	16mm 정원형	한국석유공사 ○○○지사 (사무소) 지출담당		”	관리팀장
	계인(가호)	15mm x 36mm 타원형	한국석유공사 계인 (영문명표기)	타원형을 가로로 하여 중앙에 계인 상반부에 한국석유공사 하반부에 영문표기	각종 증명서 및 인증을 요하는 문서	총무처장
	계인(나호)	15mm x 36mm 타원형	한국석유공사 ○○○지사계인	타원형을 가로로 하여 중앙에 계인 상반부에 한국석유공사 하반부에 지사(사무소)명 표기	각종 증명서 및 인증을 요하는 문서	지사(사무소)장
비 고 1. 사장인(나호), 이사인, 지출원인행위 담당자인은 글씨모양을 달리하여 구분한다. 2. 직인의 한 변의 길이가 25mm를 초과할 수 없다. 3. 특수인은 지름 18mm를 넘지 않는 것을 원칙으로 한다. 다만, 사장인감(지름 30mm), 해외사무소장인(지름 30mm)과 계인(길이 36mm)은 예외로 한다.

[별지 제1호서식]  <개정 2020.3.4.>

① 한 국 석 유 공 사

② 수신 :

(경유)

③ 제목 :

④ 한 국 석 유 공 사 사 장

⑤ 기안자 및 결재자 서명

협조자 서명

⑥ 시행  처리부서명-일련번호 (시행일자)           ⑦ 접수부서-일련번호(접수일자)

⑧ 우편번호  /  주소  /                           ⑨ 홈페이지주소

⑩ 전화 (031) 380-3333   전송 (031)380-3333 /⑪ 담당자 전자우편주소 /⑫ 공개구분

[붙임] 일반기안문 문서작성 예시

한 국 석 유 공 사

수신 :

(경유)

제목 : 문서 작성 요령

①    1.v첫째 항목 ㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ

②    vv가.v둘째 항목 ㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ

③    vvvv1)v2016.01.01. 18:00

vvvvvv가)v금 100,000원(금일십만원)

④    2.vㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ     ㅇㅇㅇㅇㅇㅇ

⑤    (본문내용)ㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ주시기 바랍니다.

1.vㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ

2.vㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ

⑥    (본문내용)ㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ주시기 바랍니다.vv끝.

⑦    (본문내용)ㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ주시기 바랍니다.

⑧

응시번호	성명	생년월일	주소
10	○○○	○○○	○○○○○○○○
21	○○○	○○○	○○○○○○○○

vv끝.

⑨

1.vㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ

2.vㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ다음(아래)과 같이ㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ

vv가.vㅇㅇㅇㅇ

vv나.vㅇㅇㅇㅇ

⑩

(본문)ㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ주시기 바랍니다.

붙임vvㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ1부.vv끝. (잘못된 사례_붙임 : ㅇㅇㅇㅇㅇ1부. 끝.)

⑪

붙임vv1.√ㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ1부.

vv2.√ㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ1부.vv끝.

vv끝.

	< 작성요령 >
① 첫째 항목 기호는 왼쪽 기본선에서 시작한다. ② 둘째 항목부터는 바로 위 항목 위치에서 오른쪽으로 2타씩 옮겨 시작한다. ③ 날짜는 숫자로 하되, 연·월·일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점(.)을 찍어 구분하며, 시분의 표기는 24시간제에 따라 숫자로 하되, 시·분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분 ④ 항목이 두줄 이상인 경우 둘째 줄 부터는 항목 내용의 첫 글자에 맞추어 정렬한다.(예시: Shift+Tab키 사용) ⑤ 하나의 본문에 이어서 항목이 나오는 경우에 첫째 항목은 1., 2., 3., 등부터 시작하여 왼쪽 기본선부터 시작한다. ⑥ 문서의 본문이 끝나고 붙임이 없는 경우, 2타 띄우고 “끝” 표시 ⑦ 본문이나 붙임의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 경우, 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 2타 띄우고 “끝” 표시 ⑧ 본문이 표로 끝나는 경우, 표의 마지막 칸까지 작성되면 표 아래 왼쪽 기본선에서 2타 띄우고 “끝” 표시 * 표의 위치는 정해진 사항이 없으며, 왼쪽 기준선부터 전체를 사용하거나 또는 표제목의 아래 위치부터 시작한다. ⑨ 본문 내용에 다음 또는 아래와 같이 항목을 추가하는 경우, 다음 또는 아래 문구를 생략하고 바로 위 항목 위치에서 오른쪽으로 2타 띄우고 오른쪽에서 시작(- 아래 -, - 다음 - 문구 작성하지 않음) ⑩ 붙임이 1개인 경우 연번 사용없이, 2타를 띄우고 “끝” 표시하고, 붙임은 본문과 구분하여 본문이 끝난 줄 다음에 붙여 쓰거나 띄어 쓸 수 있으며, 붙임과 붙임문서 사이 쌍점(:)을 찍지 않음 * 본문 항의 구분도 읽고 이해하기 쉽도록 기안자가 위와 아래 여백을 조정할 수 있음 ⑪ 붙임이 2개인 경우 마지막 붙임 “끝”에 마침점 표시 * 2타(vv표시)는 한글 1자, 영문․숫자 2자에 해당함

[별지 제1-1호서식]  <삭제 2020.3.4.>

[별지 제2호서식]

등록번호
등록일자
결재일자
공개구분
			협조자

(제     목)

※ 필요한 경우 해당내용을 요약하여

기재할 수 있음.

○ ○ ○ ○ 부서명

※ 비 고(이 란은 서식에 포함하지 아니함)

1. 이 서식은 계획서․검토서 등 내부적으로 결재하는 문서에 한하여 사용하며, 시행문으로 변환하여 사용할 수 없다.

2. 등록번호란 : 처리부서코드[처리부서명을 말한다]와 연도별 일련번호를 기재한다.

3. 공개구분란 : 공개, 부분공개, 비공개로 구분하여 표시한다. 부분공개, 비공개인 경우에는

정보공개운영규정 별표 3에 의한 공개여부 구분번호를 선택하여 ( )안에 표시한다.

4. 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의 직위/직급 : 직위가 있는 경우에는 직위를 온전하게 쓰고, 직위가 없는 경우에는 직급을 온전하게 쓴다.

5. 전결 및 서명표시 위치 : 결재권이 위임된 사항을 전결하는 경우에는 기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 “전결”표시를 한 후 서명한다.

6. 전결․대결 및 서명표시 위치 : 위임전결사항을 대결하는 경우에는 기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 “전결”표시를 한 후 대결하는 자의 서명란에 “대결”표시를 하고 서명하며, 위임전결사항이 아닌 사항을 대결한 경우에는 기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 대결하는 자의 서명란에 “대결”표시를 하고 서명한다.

7. 크기 및 결재란 수는 조정하여 사용할 수 있다.

210㎜×297㎜  (보존용지(2종) 70g/㎡), (일반용지 60g/㎡(재활용품)) 또는 (보존용지 (1종) 70g/㎡)

[별지 제3호서식] <삭제 2017.7.23.>

[별지 제4호서식]

서식승인신청서

서 식 명					승 인 번 호
근 거					구 분	□ 신규 □ 개정
주 무 부 서	처(실) 부				서식의 종류
보존 및 활용기간					사 용 처
용지의 규격					지질 및 중량
용지의 색채					인 쇄 구 분	□ 단면 □ 양면
활자의 크기 및 종류	구 분	크 기		종 류
		인 쇄	전산기기	인 쇄			전산기기
	제 목	P		명조․고딕․기타			명조․고딕․기타
	내 용	P		명조․고딕․기타			명조․고딕․기타
	내 용	P		명조․고딕․기타			명조․고딕․기타
용지의 색채
서식의 실제크기	용지의 위쪽 끝부터 위 기본선(기재란)까지 ㎜
	용지의 위쪽 끝부터 왼쪽 기본선(기재란)까지 ㎜
	용지의 오른쪽 끝부터 오른쪽 기본선(기재란)까지 ㎜
	용지의 아래쪽 끝부터 아래 기본선(기재란)까지 ㎜
서식의 구성	별첨 참조
서식의 필요성

[별지 제5호서식]

인  장  대  장

인장의 명칭
인장의 종류		□ 직 인 □ 특 수 인		관 리 부 서
교 부 ․ 재 교 부 인			등 록 일 (재 등 록 일)		년 월 일
			새 긴 일		년 월 일
			새 긴 사 람		주소 : 성명 : 주민등록번호 :
			재 료
			규 격
			교 부 사 유
			비 고
폐기인			등 록 일		년 월 일
			폐 기 일 (분 실 일)		년 월 일
			폐 기 사 유		□ 마멸 □ 분실 □ 기타( )
			폐 기 방 법		□ 소각 □ 이관 □ 기타( )
			폐 기 자		소속 : 직급 : 성명 :
			비 고

[별지 제6호서식]

전자이미지직인대장

직 인 명
종 류		□ 청인 □ 직인 □ 특수인
□ 등 록 ․ □ 재 등 록	전자이미지직인인영		등록일(재등록일) : 년 월 일 최초사용일 : 년 월 일
	전자이미지직인 등록당시의 일반직인 인영		등록(재등록) 사 유
			관리부서
			비 고
폐기	전자이미지직인 인영		등록일(재등록일) : 년 월 일 폐기일 : 년 월 일
			폐기사유
			폐 기 자	소속 : 직급 : 성명 :
			비 고

※ 비 고

전자이미지직인을 등록할 당시의 일반직인의 인영을 해당란에 찍고, 그 찍은 인영을 전자적인 이미지형태로 컴퓨터화일에 등록하며, 컴퓨터화일에 등록된 전자이미지직인을 출력하여 그 전자이미지직인의 인영을 해당란에 붙여야 한다.

210㎜×297㎜(보존용지(1종)70g/㎡) 또는 210㎜×297㎜(한지)

[별지 제7호서식]

인장 교부․폐기 신청서

문서번호

시행일자

수 신			발 신 (인)

참    조

제 목	□ 인장교부(재교부)신청 □ 인장 폐기신고

관 인 명
종 류		□ 직인 □ 특수인
교부(재교부, 폐기) 사 유
폐기 대상 관인 처리	폐기 예정일 (분 실 일)	20 년 월 일
	폐 기 방 법	□ 소각 □ 이관 □ 기타( )
	폐 기 자	소속 : 직급 : 성명 :
비 고

[별지 제8호서식]

인 장 날 인 대 장

일련 번호	일 자	문서번호	수 신	발 신	제 목	부 수	날 인
							청구자	날인자